Conciliaciones Bancarias

La conciliación bancaria es un proceso de control necesario para asegurarse que los registros contables de la empresa corresponden con los movimientos de las cuentas bancarias.

  • En Odoo, es posible cargar los extractos bancarios en texto plano tal como los envía la entidad bancaria, así mismo, se puede llevar a cabo conciliación manual.
  • Permite llevar un control sobre los movimientos que afectan las cuentas de bancos, opcionalmente exigiendo el código de transacción ( NC, NC, CT, CG) que soporta la transacción bancaria.

Primero se debe tener un proceso bancario abierto para realizar la importacion de extractos y conciliación bancaria.

Proceso de Extracto bancario

Módulo Contabilidad > Contabilidad > Proceso de extracto bancario > Crear

1. Nombre del proceso: Proceso Octubre 2017 (ejemplo)
2. Libro: se elige el diario de banco
3. Se escoge la fecha del proceso (ultimo día del mes a aplicar)
4. Clic en Guardar

También se puede crear un proceso de extracto bancario directamente desde el Tablero > Elegir diario de banco > Pestaña Procesos de extracto bancario

../../../_images/paso1.png ../../../_images/paso2.png

Importación de Extractos

El sistema permite importar extractos en formato CSV para Bancolombia, Banco Agrario y Banco de Occidente.

1. Extracto Bancolombia

  • Formato del archivo a descargar: CSV (Delimitado por comas)

  • No abrir ni manipular el archivo para dar una correcta importación en el sistema

    ../../../_images/bancolombia0.png

  • El extracto a importar debe estar guardado en formato CSV delimitado por comas.

    ../../../_images/bancolombia1.png

Verificación del archivo

  • Abrir editor Notepad++

  • Archivo separado por comas

  • Revisar que tenga 5 comas al final

  • Formato de Número: Sin separador de miles y punto (.) como separador decimales Ej: 1592444.46

  • Formato de Valores negativos (-) Ej: -857440.12

  • Archivo separado por 15 comas

    ../../../_images/bancolombia2.png

  • El archivo descargado desde la plataforma del Banco Agrario y Bancolombia puede ser importado sin ninguna modificación.

Ejemplo: Importación del siguiente extracto para Bancolombia

../../../_images/paso2a.png

Para iniciar el proceso > Tablero contable > Seleccionar el banco > dar clic en importar extracto y seleccionar un archivo de registro a importar.

../../../_images/paso2b.png ../../../_images/paso3.png

Extracto importado en su respectivo diario de banco

Una vez importado el extracto, vemos en la pantalla de conciliación en Odoo los movimientos bancarios.

../../../_images/paso4.png

Extracto Banco Agrario - Extracto Banco de Occidente

Formato del archivo a descargar: xls

1. Se debe abrir archivo con libre office, seleccionando como separador la opción tabulador

../../../_images/extractobocc01.PNG

2. Se selecciona todo el documento y se presiona la combinación de teclas: CTRL + ALT + B. Reemplazar coma (,) por Nada.

../../../_images/extractobocc2.PNG

3. Se selecciona las columnas E, F, G y H, y presionar la combinación de teclas: CTRL + ALT + B. Reemplazar espacio ( ) por Nada.

../../../_images/extractobocc3.PNG

4. Se elimina la columna I.

../../../_images/extractobocc4.PNG

5. Se guarda el documento en formato CSV

../../../_images/extractobocc5.PNG

6. Se realiza la importación del extracto, se identifica la cuenta y se da clic sobre la opción Importar Extracto.

../../../_images/extractobocc6.PNG

Extracto Banco Bogotá

Formato del archivo a descargar

Seleccionar en tipo de archivo la opción: PLANO (TXT) DESCRIPCION CORTA

  • No abrir ni manipular el archivo para dar una correcta importación en el sistema

  • El extracto a importar debe estar guardado en formato TXT DESCRIPCION CORTA.

    ../../../_images/bogota_1.png

Verificación del archivo

  • Abrir editor Notepad++

    ../../../_images/bogota_2.png

Para iniciar el proceso > ir a tablero contable > seleccionar el banco > dar click en importar extracto y seleccione un archivo de registro a importar.

../../../_images/bogota_3.png ../../../_images/bogota_4.png

Al importar el extracto bancario previamente se deben haber creado los códigos de transacción, en caso que falten por crear algunos, la funcionalidad muestra los códigos faltantes.

../../../_images/bogota_5.png

Mediante el extracto bancario en formato PDF, se pueden verificar los codigos de transaccion e identificar que tipo de codigo es: NC, ND

../../../_images/bogota_6.png

Para crear los códigos de transacción, ir a Configuración > códigos de concilia ciones> crear

../../../_images/bogota_7.png

Una vez importado el extracto, vemos en la pantalla de conciliación los movimientos bancarios.

Conciliación Bancaria Manual

El proceso de conciliación manual requiere conciliar una a una cada partida conciliatoria. Odoo automáticamente sugiere la conciliación del movimiento bancario-extracto con el registro de libros de igual valor, indicado con el botón Conciliar.

../../../_images/paso6.png

Conciliación Bancaria Automática

El proceso de conciliación automática es mucho mas sencillo. Una vez importado el extracto, al aplicar la conciliación automática, el sistema concilia todas las partidas coincidentes de acuerdo a la parametrización establecida.

Tablero contable > Más > Ajustes > Desplegar el diario de banco > Procesos de extractos bancario

../../../_images/ajustes.png

Seleccionar el proceso a conciliar

../../../_images/proceso.png

Dar clic en conciliar

../../../_images/conciliar.png

Se visualiza en la pestaña Lineas de Extracto los movimientos de extracto conciliados, y en la pestaña Elementos del Diario los movimientos en libros que fueron conciliados en el proceso.

../../../_images/paso9.png

De esta manera, en el extracto bancario se muestra las partidas conciliadas.

../../../_images/paso10.png

Parámetros de Conciliación

El sistema permite parametrizar por cada código de transacción la forma como se ejecutará la conciliación automática.

../../../_images/parametros.png

Esta parametrización se debe realizar sobre cada diario de banco. Por defecto el diario de banco tiene configurado el primer ítem en cada código de transacción.

1. Cheques (CH)

  • Fecha, Cuenta y Valor
  • Número de Cheque y Valor
  • Valor

2. Consignaciones (CG)

  • Fecha, Consignaciones y Valor
  • Valor
  • Fecha y Valor
  • Fecha Consignación y Valor

3. Nota Débito (ND)

  • Fecha, Cuenta y Valor
  • Valor
  • Fecha y Valor

4. Nota Crédito (NC)

  • Fecha, Cuenta y Valor
  • Valor
  • Fecha y Valor

Modelos de Conciliaciones

Mediante la funcionalidad Modelos de conciliaciones se reconocen los conceptos como intereses, gastos bancarios, comisiones, con su respectiva cuenta contable y cuenta analítica según corresponda en las conciliaciones bancarias.

Se debe tener en cuenta:

- Marcar la opción Crear modelo de conciliación para los códigos de transacción que requieran un modelo de conciliación.
../../../_images/mc_1.png
  • Realizar la conciliación bancaria mediante los procesos de extracto indicados anteriormente, de esta manera quedan pendientes los gastos bancarios.
  1. Crear los modelos de Conciliación

Tablero contable > Seleccionar el diario de banco > Más

../../../_images/modelo1.png

Ingresar en el menú Modelos de Conciliación

../../../_images/modelo2.png

Dar clic en crear

1. Etiqueta de botón: Se registra el nombre del modelo de conciliación a crear. Ejemplo: Comisiones bancarias.
2. Cuenta: Se asigna la cuenta contable en la cual se registra el concepto. Para el caso 51959501 comisiones
3. Cuenta analítica: Se asigna el centro de costos.
4. Diario: Asignar el diario para el cual se crea el modelo de concilia- ción. Si este campo se encuentra vacío indica que el modelo se aplica para todos los diarios del banco seleccionado
5. Asignar el código de transacción correspondiente.
6. Los campos: Tipo de monto, Impuestos, Cantidad no se diligencian.
../../../_images/modelo3.PNG

Una vez creado el modelo de conciliación para el respectivo concepto, se procede a crear la nota de conciliación.

Ingresar al extracto, dar clic en Generar nota de conciliación bancaria

../../../_images/modelo4.PNG
  • Seleccionar el diario en el cual se contabilizaran los gastos/ingresos bancarios
  • Indicar la fecha de registro
../../../_images/modelo5.PNG

Dar clic en GENERAR. Se genera asiento contable en estado borrador con el registro de los gastos financieros. Contabilizar el asiento contable.

../../../_images/modelo6.PNG

Realizada la contabilización de la nota se debe ejecutar nuevamente el proceso de conciliación automática.

Nota: El proceso bancario debe estar abierto para su ejecución.

../../../_images/modelo8.png